Opbevaring af dokumenter
Opbevaring
Dokumenter er som udgangspunkt omfattet af en pligt til opbevaring enten efter offentlighedslovens dokumentbegreb eller anden lovgivning i øvrigt.
Hvis en havn ikke opbevarer oplysninger, bliver muligheden for at søge aktindsigt illusorisk. Havnen skal også – af hensyn til offentlighedslovens tidsmæssige regler om stillingtagen til aktindsigtsanmodninger og god forvaltningsskik i øvrigt – kunne fremfinde dokumenterne inden rimelig tid. Det er derfor vigtigt, at havnen sikrer sig, at man har ”system” i de dokumenter, der opbevares.
Dokumenter, der f.eks. modtages gennem havnevagten, kan derfor være omfattet af en opbevaringspligt, hvortil det ikke er nok at føre en log. Det kan f.eks. være forsikringsmæssige oplysninger, anmeldelse af anløb og oplysninger om tildeling af anløbsplads mv.
Hvor længe
Offentlighedsloven fastsætter ikke nogen tidsmæssige rammer for opbevaring af de pågældende dokumenter. Arkivlovgivningen indeholder imidlertid regler om, at myndigheder (havne) ikke må kassere dokumenter uden udtrykkelig hjemmel hertil.
Det grundlæggende synspunkt i arkivlovgivningen er, at dokumenter først må kasseres, når der ikke længere er noget administrativt eller retligt behov for dem, jf. bekendtgørelse af 2003 om offentlige arkivers virksomhed § 4, stk. 2.
Adgangen til kassation skal også ses i sammenhæng med den almindelige forældelsesregler, der som udgangspunkt er 3 og 10 år.
Det beror derfor på en konkret vurdering, hvor længe dokumenterne skal opbevares.
For dokumenter modtaget gennem havnevagten kunne man måske fastsætte en noget lavere tidsmæssig opbevaring end f.eks. 3 år. Det følger således af havnelovens § 17, at klage over forvaltningen af en havn efter denne lovs bestemmelse kan indbringes for transportministeren, samt at klagefristen er 4 uger fra den dag, afgørelsen er meddelt den pågældende.
Er der f.eks. tale om en sag om tildeling af anløbsplads, kunne man fra den vinkel godt argumentere for, at klagefristen i havnelovens § 17 indebærer, at der ved udløbet af de fire uger, ikke længere er et administrativt eller retligt behov for at fortsætte opbevaringen af de dokumenter, som havnen har modtaget i den forbindelse (da der ikke længere består en klageadgang).
Omvendt skal man også have for øje, at offentligheden kan have en almindelig interesse i de pågældende dokumenter i noget længere tid end det, den generelle klagefrist tilsiger.
Havnen skal derfor have blik for, at f.eks. oplysninger om skibes registreringsmæssige hjemland, oplysninger om gods mv., kan være interessant for journaliser mv., også efter udløb af eventuelle klagefrister, der alene angår det pågældende skibs ejer eller agent.
Hertil kommer, at det kan være i havnens interesse at opbevare f.eks. forsikringsoplysninger mv. i en længere periode – f.eks. hvor et skib påfører skade på bolværk mv. Her kunne der argumenteres for, at en 3-årig opbevaringsperiode (den almindelige forældelsesfrist) ville være passende.