Omfattede informationer og undtagelser til aktindsigt
Hovedreglen er fuld aktindsigt.
Havnenes regnskaber er omfattet af aktindsigten. Det betyder også, at der kan søges aktindsigt i dele af regnskabet, f.eks. rejseudgifter, repræsentation eller lign.
Der kan også søges om aktindsigt i oplysninger om ansattes navne, stilling, uddannelse, arbejdsopgaver, lønmæssige forhold og tjenesterejser og yderligere oplysninger for ledende medarbejdere. For henvendelser om aktindsigt i ledelsesløn mv., se notat fra Kirk Larsen & Ascanius.
Dog er der en række undtagelsesbestemmelser, ex:
- Enkeltstående oplysninger, som vedrører forretningshemmeligheder.
- Oplysninger om enkeltpersoner, herunder ansættelsesforhold, private og økonomiske forhold
- Sager om ansættelse og forfremmelse
- Interne dokumenter der ikke er afgivet til udenforstående ex:
- Interne mails
- Dokumenter udarbejdet til eget brug
- Udkast til notater
- Kalendere.
Havnenes interne dokumenter, der afgives til udenforstående, er omfattet fordi de dermed som udgangspunkt mister sin interne karakter. Det kan lidt forsimplet siges, at et dokument “afgives”, hvis det gøres fysisk tilgængeligt for en udenforstående. En “udenforstående” er i denne sammenhæng en privat fysisk eller juridisk person eller en offentlig myndighed, der ikke er en del af den myndighed, der har udarbejdet dokumentet. Fra praksis kan der i vurderingen af “afgives” til en “udenforstående” henvises til ombudsmandens udtalelse om en kommunal selvstyrehavn.
Havnen er kun forpligtet til at give aktindsigt i eksisterende dokumenter og oplysninger, og har dermed ikke pligt til at konstruere dokumenter eller oplysninger, som havnen ikke allerede ligger inde med.
Hvis oplysninger som der skal gives aktindsigt i, fremgår af et dokument der også indeholder oplysninger som ikke er omfattet, streges det oplysninger der ikke skal deles over inden det udleveres.
